От качества офисной бумаги зависит качество отпечатанного изображения или текста. Поэтому перед руководителем предприятия стоит задача приобрести хорошую бумагу для офиса и сохранить ее потребительские свойства.
Отсутствие расходных материалов заблокирует работу офиса. Без бумаги невозможно распечатать счета-фактуры, квитанции, прайс-листы, накладные, бланки и деловые письма.
Важно: Обычно расходные материалы для офисной техники – принтеров, копировальных и факсимильных аппаратов покупают с запасом, что обуславливает необходимость хранения офисной бумаги. Чтобы запасы бумажной продукции не потеряли своих свойств, нужно узнать, как правильно хранить офисную бумагу.
Почему нужно правильно хранить офисную бумагу
Правильное хранение офисной бумаги – залог возможности ее дальнейшего использования по назначению. Если бумажная продукция хранится ненадлежащим образом, она приходит в негодность и не подходит для дальнейшего использования в качестве расходного материала к оргтехнике.
Распространенные последствия неправильного хранения – деформация и скручивание листов под действием влаги, перепадов температуры или ультрафиолетового излучения.
Полезная информация: В условиях избыточной влажности материал с отличными показателями гигроскопичности впитывает влагу. Отсыревшие тонкие листы небольшой плотности могут порваться в руках. Такую бумагу невозможно использовать для печати – влажные листы склеиваются между собой и не поступают по отдельности в печатающий механизм. Продвижение к печатающему блоку целой стопки листов приводит к блокировке и поломке печатающего устройства. Избыточное тепло также провоцирует порчу бумажных листов – они рассыхаются и разрушаются.
Основные правила хранения офисной бумаги
Производители рекомендуют складировать бумажную продукцию вдали от источников тепла – обогревателей, батарей отопительной системы. Оптимальная температура для хранения офисной бумажной продукции, упакованной в картонные пачки – от -15°C до -25°C. Если речь идет о мелованной бумаге, которая транспортируется кипами, уложенными в транспортные пакеты, температура составляет от +5°C до +25°C. Влажность воздуха в помещении 40-75%.
Офисная бумага хранится на складе в пачках и оригинальных коробках. Укладывается на стеллажах или штабелем на паллеты. Пачки размещаются на полках и паллетах в горизонтальном положении. Пакеты с мелованной бумагой укладывают не более чем в три яруса. Условия хранения и дальнейшего использования согласно государственному стандарту:
- Не укладывать на пачки тяжелые посторонние предметы, которые могут спровоцировать изменение формы – смятие, продавливание, деформацию листов.
- Выдерживать период акклиматизации при изменении температурного режима и влажности. Например, если упаковку занесли в помещение, где температура воздуха меньше, чем на складе, нужно выждать 1 сутки перед вскрытием пачки и использованием бумаги. Тогда бумажная продукция будет меньше реагировать на изменение условий окружающей среды.
- Вскрывать пачку непосредственно перед использованием.
- Распушить стопку бумаги перед укладкой в лоток для уменьшения вероятности продвижения нескольких листов к печатающему блоку.
Некоторые производители наносят на пачку маркировку с указанием стороны, которой лист подается в печатающий блок. Стрелка указывает правильную ориентацию листа в лотке принтера или ксерокса. Правильное положение листа снижает вероятность замятия, не дает бумаге застрять.